Huishoudelijk Reglement

Huishoudelijk Reglement

(VAN DE OISTERWIJKSE ZWEMCLUB O.Z.C.’57 GEVESTIGD IN OISTERWIJK)

 

Opgesteld en goedgekeurd op 20 juni 1957.

Gewijzigd per 17 april 1971.

Tweede wijziging goedgekeurd op 21 mei 1985.

Derde wijziging goedgekeurd op 19 April 2011.

 

Artikel 1, algemene bepalingen

1.         De vereniging genaamd OISTERWIJKSE ZWEMCLUB O.Z.C.’57, hierna te noemen “de vereniging” is bij notariële akte opgericht op 20 juni 1957 en is gevestigd te Oisterwijk.

2.         Het huishoudelijk  reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de statuten van de vereniging, zoals deze (laatstelijk zijn gewijzigd en geheel opnieuw) zijn vastgesteld bij notariële akte op 9 juli 1996.

3.         De vereniging bezit volledige rechtsbevoegdheid.

4.         De vereniging is ingeschreven in het verenigingenregister dat gehouden wordt bij de Kamer van Koophandel te Tilburg onder nummer 40258248.

5.         De vereniging is aangesloten bij de Koninklijke Nederlandse Zwembond (KNZB).

 

Artikel 2, leden

1. De vereniging bestaat uit:

–       junioren

–       senioren

–       kaderleden

–       leden van verdienste

–       ereleden

1. Junioren zijn die leden die de leeftijd van 16 jaar nog niet hebben bereikt.
2. Senioren zijn leden van 16 jaar en ouder.
3. Kaderleden zijn zij die assistentie verlenen bij alle werkzaamheden voor de vereniging. Bij aanvaarding van het kaderlidmaatschap krijgen zij door het bestuur een overeenkomst uitgereikt waarin vermeld staat welke rechten en plichten de kaderleden hebben.

 

Artikel 3, leden van verdienste en ereleden

1.         Leden van verdienste zijn zij, die wegens bijzondere verdiensten tegenover de vereniging door het bestuur als zodanig zijn benoemd.

Leden van verdienste hebben alle rechten van de leden.

2.         Ereleden zijn natuurlijke personen, die zich tegenover de vereniging bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt en op voordracht van het bestuur als zodanig door de algemene ledenvergadering met tenminste 5 geldig uitgebrachte stemmen zijn benoemd. Zij hebben dezelfde rechten en verplichtingen als de overige leden, doch zijn vrijgesteld van contributiebetaling.

Met erelid wordt gelijkgesteld degene aan wie de titel “erevoorzitter” is verleend.

3.         Degene die zich op het bestuurlijk vlak in buitengewone mate heeft ingezet voor de vereniging kan na het aftreden als voorzitter op voorstel van het bestuur tot erevoorzitter worden benoemd door de algemene ledenvergadering met tenminste 5 geldig uitgebrachte stemmen.

 

Artikel 4, sponsors

1. De vereniging kent naast leden sponsors. Sponsors kunnen een kwalificatie goud, zilver of brons verkrijgen, afhankelijk van de hoogte van de sponsoring.
2. Sponsors zijn die natuurlijke of rechtspersonen die door het bestuur zijn toegelaten en die zich jegens de vereniging verplichten om jaarlijks een door het bestuur vastgestelde bijdrage te storten.
3. Sponsors hebben geen andere rechten en verplichtingen dan die met hen zijn overeengekomen. Het bestuur kan richtlijnen opstellen voor het aangaan van sponsorcontracten.
4. De rechten of verplichtingen van sponsors kunnen te allen tijde wederzijds door opzegging worden beëindigd, behoudens dat de jaarlijkse bijdrage voor het lopende boekjaar voor het geheel verschuldigd blijft.
5. Opzegging namens de vereniging geschiedt door het bestuur.

 

Artikel 5, het lidmaatschap

1. De aanmelding geschiedt door invulling, dagtekening en ondertekening van een door het bestuur vastgesteld aanmeldingsformulier. Voor jeugdleden dient het formulier mede ondertekend te worden door de wettelijk vertegenwoordiger. Het bestuur kan vorderen, dat de in het formulier verstrekte gegevens door deugdelijke bewijzen worden gestaafd.
2. Het lidmaatschap wordt verkregen door een besluit tot toelating door een door het bestuur aangewezen ledenadministrateur. De ledenadministrateur kan niet eigenmachtig iemand het lidmaatschap weigeren, alsdan beslist het bestuur over het al dan niet toelaten.
3. De kosten voor de aanmelding van leden worden door het bestuur vastgesteld. Deze kosten dienen bij de inlevering van het aanmeldingsformulier te worden voldaan.
4. Het bestuur draagt er zorg voor dat degenen die als lid tot de vereniging wensen te worden toegelaten, worden aangemeld bij de KNZB.
5. Heeft hij/zij binnen een door het bestuur vastgestelde termijn niet aan de verplichtingen voldaan dan vervalt het lidmaatschap. Als hij/zij van de diensten van de vereniging gebruik heeft gemaakt tijdens zijn lidmaatschap, dient hij/zij zijn financiële verplichtingen na te komen. Restitutie van inschrijfgelden kan nimmer geschieden.
6. Het lidmaatschap kan halfjaarlijks worden opgezegd en wel uiterlijk een maand voor het verstrijken van het halve jaar. Opzeggen als lid moet schriftelijk, voorzien van dagtekening en ondertekening, gebeuren: voor 1 december of voor 1 juni.

 

Artikel 6, verenigingsjaar

Het verenigingsjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december van het jaar.

 

Artikel 7, bestuur

1.       Het (algemeen) bestuur bestaat uit een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en tenminste 4 commissievoorzitters, die allen meerderjarig moeten zijn. Het aantal bestuursleden is altijd oneven.

2.       Onder het bestuur valt, onverminderd het bepaalde hierover in de statuten of elders in het huishoudelijk reglement:

a.       de algemene leiding van zaken;

b.       de uitvoering van de door de algemene ledenvergadering genomen besluiten;

c.       het toezicht op de naleving van de statuten en reglementen;

d.       benoeming, ontslag en schorsing van personen werkzaam ten behoeve van de vereniging.

3.       Het bestuur vergadert tenminste éénmaal per kwartaal volgens een vooraf vastgesteld rooster, met uitzondering van de maanden juli en augustus. Daarenboven vergadert het bestuur zo dikwijls als de voorzitter of tenminste 2 leden van het bestuur zulks wensen.

4.       Een bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd als de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is. Besluiten worden bij meerderheid van geldige stemmen genomen. Als bij een stemming over zaken de stemmen staken, is de stem van de voorzitter of diens plaatsvervanger beslissend.

5.       Onderlinge vervanging van bestuursleden bij ziekte of ontstentenis wordt bij bestuursbesluit geregeld.

 

Artikel 8, dagelijks bestuur

1. De voorzitter, de secretaris en de penningmeester vormen het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur neemt alle beslissingen welke niet tot een gewone bestuursvergadering kunnen worden uitgesteld. Het dagelijks bestuur deelt zijn besluiten, ter bekrachtiging op de eerstvolgende bestuursvergadering mede.
2. Taken van de voorzitter:
   1. geeft leiding aan en houdt toezicht op het gehele verenigingsleven;
   2. is bij alle officiële vertegenwoordigingen de woordvoerder, tenzij deze taak aan een ander bestuurslid is overgedragen.
   3. Taken van de secretaris:
      1. voert de correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur, ondertekent alle uitgaande stukken, is verplicht afschriften ervan te houden en deze evenals de ingekomen stukken te bewaren;
      2. heeft het beheer over het archief en is aansprakelijk voor goederen die betrokkene van verenigingswege zijn toevertrouwd;
      3. zorgt voor het bijeenroepen van vergaderingen;
      4. zorgt voor bekendmakingen van veranderingen of aanvullingen in de statuten en reglementen;
      5. Taken van de penningmeester:
         1. beheert de gelden van de vereniging;
         2. stuurt de ledenadministratie aan;
         3. houdt een toegankelijke lijst bij, waarin de namen en adressen van alle leden van verdienste en ereleden zijn opgenomen;
         4. zorgt voor het innen van de aan de vereniging toekomende gelden en draagt zorg voor alle door het be­stuur en de algemene ledenvergadering goedgekeurde uitgaven;
         5. houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven;
         6. doet voorstellen voor de ontwikkeling van de contributie in relatie tot de financiële situatie van de vereniging;
         7. voert de briefwisseling, voor zover deze betrekking heeft op de uitvoering van de in de voorgaande leden van dit artikel vermelde taken, ondertekent alle van hem uitgaande stukken, is verplicht afschriften te houden en deze, evenals de op de uitvoering van eerder genoemde taken betrekking hebbende ingekomen stukken te bewaren;
         8. brengt in de algemene ledenvergadering verslag uit van de financiële toestand en legt daarbij over de balans en de staat van baten en lasten met toelichting over het afgelopen verenigingsjaar en een begroting voor het komende verenigingsjaar.

 

Artikel 9, algemene ledenvergadering

1. Tussen 1 januari en 30 april wordt de jaarlijkse algemene ledenvergadering gehouden.
2. Leden worden hiertoe schriftelijk uitgenodigd door de secretaris en wel minimaal 14 dagen voor de door het bestuur vastgestelde datum, met uitzondering van het bepaalde in artikel 17 lid 6 van de staturen.
3. Alle leden hebben stemrecht. Seniorleden 5 stemmen. Juniorleden hebben recht bij monde van een ouder, c.q. voogd of verzorger, zij hebben 1 stem.
4. Op de agenda van de algemene ledenvergadering zal buiten de overige punten in elk geval voorkomen;
   1. Het jaarverslag van de secretaris;
   2. Het jaarverslag van de penningmeester;
   3. De jaarverslagen van de afdelingen;
   4. De begroting voor het komende jaar;
   5. De verkiezing van de bestuursleden,
   6. Het benoemen van een kascontrolecommissie.
   7. Behoudens in gevallen waarvoor de statuten of het huishoudelijk reglement anders bepalen, worden besluiten genomen bij volstrekte meerderheid van de stemmen.
   8. Stemmen over personen geschiedt schriftelijk. Als bij eerste stemming geen van de kandidaten de volstrekte meerderheid heeft verkregen, dan wordt een tweede vrije stemming gehouden. Verkrijgt dan ook niemand de volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen dan vindt een herstemming plaats tussen die personen die het hoogste aantal stemmen hebben behaald.
   9. Stemmen over zaken geschiedt mondeling, tenzij 1/3 van de aanwezige stemgerechtigde leden schriftelijke stemming verlangt.
   10. Bij staking van het stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.

 

Artikel 10, bestuursverkiezing

1. Bestuursleden worden benoemd voor een periode van 3 jaar. Ieder bestuurslid treedt uiterlijk 3 jaar na zijn verkiezing af. De eerste maal zal dat geschieden volgens het onderstaand rooster.

1e jaar:                voorzitter en het bestuurslid PR en communicatie.

2e jaar:                secretaris en het bestuurslid recreanten.

3e jaar:                penningmeester en de bestuursleden waterpolo en startnummers.

1. De namen van de aftredende bestuursleden, alsmede van de door het bestuur gestelde kandidaten dienen gepubliceerd te worden in de agenda van de algemene ledenvergadering waarin de bestuursverkiezing aan de orde is.

In deze agenda wordt ook de mogelijkheid tot kandidaatstelling door stemgerechtigde leden van de vereniging geopend.

1. Een kandidaatstelling door stemgerechtigde leden wordt tot een week voor de algemene ledenvergadering schriftelijk bij de secretaris aangemeld, te ondertekenen door tenminste 3 seniorleden en gaat vergezeld van een ondertekende bereidheidverklaring van de desbetreffende kandidaat eventueel onder vermelding van de functie die hij in het bestuur ambieert.
2. Door de algemene ledenvergadering kunnen kandidaten worden gesteld bij een besluit genomen met een meerderheid van tenminste 2/3 van de geldig uitgebrachte stemmen.

 

Artikel 11, kascontrole commissie

1.       Conform artikel 16 van de statuten worden door de algemene ledenvergadering de leden van de kascontrole commissie benoemd.

2.       De kascontrole commissie bestaat uit twee leden. Jaarlijks wordt een nieuw lid gekozen en voor 2 jaar benoemd.

3.       De kascontrole commissie houdt toezicht op het beheer van de penningmeester, Zij is gehouden tenminste éénmaal per jaar de kas de saldi, de boeken en bescheiden van de penningmeester na te zien. Van de uitkomst van dit onderzoek wordt verslag uitgebracht tijdens de algemene ledenvergadering.

4.       Als de kascommissie termen aanwezig acht om de penningmeester te dechargeren zal zij een betreffend voorstel doen aan de algemene ledenvergadering. De kascommissie is bevoegd aan het bestuur voorstellen betreffende het financiële beheer te doen.

 

Artikel 12, overige commissies

1.       Behoudens de algemene ledenvergadering kan het bestuur commissies instellen, de benoeming en ontslag van de leden ervan en de werkwijze van die commissies regelen.

2.       Er zijn in principe 5 vaste commissies, te weten:

1. Recreanten
2. Waterpolo
3. Startnummers
4. Organisatie
5. PR en communicatie

3.       De benoeming tot lid van een commissie geschiedt, behoudens tussentijds bedanken, voor één jaar of tot de opdracht is volbracht of ingetrokken.

4.       Bij het besluit tot instelling van een commissie worden de samenstelling, taak, bevoegdheid en werkwijze van de commissie in een instructie vastgelegd. Deze instructie wordt beschouwd als een onlosmakelijk deel van het huishoudelijk reglement.

5.       Elke commissie rapporteert in de bestuursvergadering over de voortgang van zijn werkzaamheden, tenzij in de instructie anders is bepaald.

6.       Een commissie vergadert zo dikwijls de voorzitter of tenminste twee leden van de commissie dit wenselijk achten.

7.       Een commissie is verantwoording schuldig aan het dagelijks bestuur.

8.       Een commissie dient voor 1 oktober van enig jaar een begroting in te dienen voor het daarop volgende jaar. Zij geven een overzicht van de door hen vast te stellen activiteiten met vermelding van baten en lasten. De begroting eenmaal vastgesteld door het bestuur van de vereniging en later als zodanig geaccepteerd door de Algemene Ledenvergadering, is bindend voor de commissie.

 

Artikel 13, rechten en plichten van leden

Buiten de verplichtingen, geregeld in artikel 8 van de statuten, hebben alle leden de hierna te noemen rechten en plichten.

Bij toetreding als lid hebben zij het recht een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement te ontvangen.

1. Zij hebben het recht om deel te nemen aan trainingen en wedstrijden.
2. Zij hebben het recht om deel te nemen aan debatten en stemmingen in de algemene ledenvergaderingen.
3. Zij hebben het recht van vrije toegang tot wedstrijden en bijeenkomsten, voor zover door het bestuur niet anders is bepaald.
4. Zij hebben het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te behandelen of te onderzoeken c.q. te doen behandelen of te doen onderzoeken en over het resultaat van de behandeling en/of het onderzoek bericht te geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of de wens heeft ingediend.
5. Zij hebben de plicht het bestuur in kennis te stellen van de verandering van hun adres.
6. Zij hebben de plicht tot tijdige betaling van de contributie.
7. Zij hebben de plicht tot naleving van de reglementen van de vereniging, alsmede van de door het bestuur of door het bestuur aangewezen commissies gegeven richtlijnen, benevens de voorschriften van de K.N.Z.B.

 

Artikel 14, tuchtrecht en straffen

Tuchtrecht kan worden gesproken door de waterpolo- en startnummercommissie over personen binnen het werkgebied van de betreffende commissie. De volgende regels dienen in acht genomen te worden:

1. De commissie dient in vergadering bijeen te zijn om het gebeurde te bespreken;
2. De commissie dient het betreffende lid te horen.

Daarna kan de commissie oordeel vormen en de strafmaat bepalen.

Alvorens dit aan het lid mede te delen dient de beslissing schriftelijk aan de secretaris te worden meegedeeld. Het dagelijks bestuur reageert binnen 3 werkdagen, waarna de commissie bevoegd is de straf uit te spreken. Beroep van het beschuldigde lid tegen de straf van de commissie kan bij het bestuur. De uitspraak van het bestuur is bindend. Tijdens de beroepstermijn wordt de straf opgeschort. Het bestuur beslist over beroepszaken na commissie en betreffend lid gehoord te hebben.

1. In het algemeen zal strafbaar zijn zodanig handelen of nalaten, dat in strijd is met de wet, danwel de statuten, reglementen en/of besluiten van organen van de vereniging, of waardoor de belangen van de vereniging worden geschaad.
2. Van handelen of nalaten wat mogelijk in strijd met de wet is, wordt aangifte gedaan bij de politie.
3. Straffen opgelegd door de tuchtcommissie van de K.N.Z.B., dienen door de leden zelf te worden betaald.
4. Boetes en kosten (buiten de reguliere competitiekosten) die door de KNZB aan een team worden opgelegd moeten door het team worden betaald. De teamaanvoerder is verantwoordelijk voor het betalen van deze bedragen aan de vereniging.
5. Het bestuur is bevoegd om, met inachtneming van het beginsel van hoor en wederhoor, naast een straf welke aan een speler, grensrechter, begeleider, verzorger of ander lid wordt gegeven en door de tuchtcommissie van de KNZB. wordt afgedaan, een bijkomende straf vanuit de vereniging op te leggen.

 

Artikel 15, contributie

1.       De leden zijn jaarlijks gehouden tot het betalen van een contributie, die door de algemene ledenvergadering jaarlijks zal worden vastgesteld. Zij kunnen daartoe in categorieën worden ingedeeld, die een verschillende bijdrage betalen.

2.       Ereleden zijn vrijgesteld van het betalen van contributie.

3.       Wanneer het lidmaatschap in de loop van een tijdvak eindigt, blijft niettemin de contributie voor het gehele tijdvak verschuldigd.

 

Artikel 16, kostenvergoedingen

Het bestuur is bevoegd om aan de kaderleden de noodzakelijk gemaakte kosten te vergoeden, zulks volgens vast te stellen normen en voorwaarden.

 

Artikel 17, eigendommen van leden

De vereniging draagt generlei verantwoordelijkheid voor de eigendommen van welke aard ook, van leden en derden.

 

Artikel 18, wedstrijden

1. De spelers zullen op een door het bestuur te bepalen wijze van hun opstelling en indeling in een van de teams in kennis worden gesteld. Bij verhindering is iedere speler verplicht tenminste 24 uur van tevoren dit onder opgaaf van reden te melden aan de leider en/of aanvoerder van het desbetreffende team.
2. Bij wedstrijden zal zo mogelijk ieder team vergezeld zijn van een leider, aan te wijzen door de voorzitter van de commissie. De leider is de eerst verantwoordelijke voor het gebeuren rond de wedstrijd. Hij rapporteert onregelmatigheden aan het bestuur.
3. De spelers van een team zijn in beginsel gehouden tijdens wedstrijden te handelen volgens de aanwijzing van de aanvoerder en de leider.
4. Het bestuur is bevoegd namens de vereniging wedstrijden uit te schrijven en de vereniging te doen inschrijven als deelneemster aan door andere personen georganiseerde wedstrijden, waarvoor door de KNZB toestem­ming is verleend.

 

Artikel 19, aansprakelijkheid van de leden

Ieder lid is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van de vereniging aangerichte schade. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem of hen die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt, als en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond.

 

Artikel 20, representatie

Bij onderstaande gebeurtenissen worden namens de vereniging, als de secretaris hiervan tijdig kennis heeft kunnen nemen, door het bestuur te bepalen attenties verstrekt:

a        huwelijk van een lid;

b        geboorte zoon/dochter van een lid:

c        tijdens ziekte, bij thuisverblijf na minimaal 2 weken ziekteduur;

d        tijdens ziekte, na een verblijf van een week in het ziekenhuis;

e        bij overlijden van een lid, zijn/haar echtgeno(o)t(e) of kind;

f         bij 25- of 50-jarig huwelijksjubileum van een lid;

g        bij ieder 5-jarige verenigingsjubileum van een lid;

h        overige representaties en attenties te bepalen door het bestuur.

 

Artikel 21, de internetsite

Algemene informatie over de vereniging is opgenomen op een internetsite.

De inhoud en strekking van de opgenomen artikelen en foto’s mogen het belang van de vereniging en haar leden in het algemeen niet schaden. In de redactie zal een daartoe aangewezen bestuurslid plaatsnemen. De PR en communicatiecommissie is verantwoordelijk voor het samenstellen en verspreiden van informatie.

 

Artikel 22, wijziging van het huishoudelijk reglement

1.       Het huishoudelijk reglement kan slechts gewijzigd worden door een besluit van de algemene ledenvergadering, waartoe werd opgeroepen met de mededeling dat daar wijziging van het huishoudelijk reglement zal worden voorgesteld. De termijn voor oproeping tot een zodanige algemene ledenvergadering moet tenminste 14 dagen bedragen.

2.       Tenminste 14 dagen voor de algemene ledenvergadering wordt gehouden, moet een afschrift van het voorstel, op een daartoe geschikte plaats voor de leden ter inzage gelegd worden tot na afloop van de dag waarop de algemene ledenvergadering wordt gehouden. Bovendien wordt de voorgestelde wijziging van het huishoudelijk reglement tenminste 14 dagen voor de algemene ledenvergadering op de internetsite gepubliceerd.

3.       Een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement behoeft tenminste 2/3 van de uitgebrachte geldige stemmen, in een algemene ledenvergadering waarin tenminste 2/3 van de leden aanwezig is. Als dit quorum niet aanwezig is, wordt binnen 4 weken daarna een tweede algemene ledenvergadering bijeengeroepen en gehouden waarin over dat voorstel, ongeacht het aantal aanwezige leden, een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement wordt genomen, mits met meerderheid van 2/3 van de uitgebrachte geldige stemmen.

 

Artikel 24, orde

1.       Alle leden moeten daar, waar zij aanwezig zijn als lid, zich ordelijk gedragen.

2.       Leden die zich wanordelijk gedragen kunnen in de vergaderzaal door de voorzitter en elders door elk bestuurslid het verblijf aldaar worden ontzegd.

 

Artikel 25, slotbepalingen

1.       Ieder lid en verenigingsorgaan heeft zich te houden aan de bepalingen van de statuten (96000802 CV) en dit reglement.

2.       Na vaststelling van het reglement wordt zo spoedig mogelijk de tekst bekend gemaakt aan de leden.

Dit huishoudelijk reglement en alle navolgende wijzigingen van dit reglement treden in werking 14 dagen na het verschijnen op de internetsite waarin de tekst van het reglement is opgenomen.

3.       In alle gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur

 

Aldus vastgesteld in de algemene ledenvergadering van de vereniging de dato 19 april 2011,

 

 

Namens het bestuur van de vereniging.

 

De voorzitter:                                                              De secretaris: